E-Mails sind im Business nach wie vor das wichtigste Werkzeug zur Kommunikation. Dennoch sind professionelle E-Mails immer noch selten.
Dabei ist jede E-Mail immer auch Werbe- und Imageträger. Deshalb haben wir für Sie die fünf Elemente einer professionellen E-Mail zusammengefasst.
* Quelle: Statista.com
Inhaltsverzeichnis
Wie Sie professionelle E-Mails verfassen und welche Vorteile sich daraus ergeben.
Was zeichnet eine professionelle E-Mail aus?
Eine professionelle E-Mail …
- … erkennt man an der Firmen-Domain im Absender.
- … ist höflich, verständlich und korrekt formuliert.
- … ist gut strukturiert und kurz gefasst.
- … strahlt Seriosität aus.
- … stärkt das Image Ihres Unternehmens.
5 Elemente einer professionellen E-Mail
1. Der optimale Betreff
Der Betreff ist der erste Eindruck, den Sie beim Empfänger hinterlassen.
Deshalb wird er sich freuen, wenn Sie folgende Aspekte berücksichtigen:
- Fassen Sie sich kurz. Der Betreff sollte auf mobilen Geräten nicht abgeschnitten werden.
- Schreiben Sie keine ganzen Sätze.
- Verzichten Sie auf Füllwörter.
- Kürzen Sie Wörter wie und, oder, bezüglich, etc. ab.
- Bringen Sie Ihr Anliegen verständlich auf den Punkt.
2. Die treffende Ansprache
Die Ansprache drückt Wertschätzung gegenüber dem Empfänger aus.
Dabei kann sie aber auch ein Zeichen für hierachisches Denken sein. Deshalb verwenden Unternehmen heute oft die neutrale Form „Hallo Herr Mayr,“. Allerdings kann dies bei manchen Empfängern als Zeichen mangelnden Respekts (und nicht allgemeiner Gleichstellung) gedeutet werden.
Mit dem Klassiker „Sehr geeehrter Herr Mayr,“ machen Sie im Zweifelsfall nichts falsch. Eine weniger förmliche, aber immer noch höfliche Variante ist „Guten Tag Herr Mayr,“.
Schließlich schafft die Formulierung „Lieber Herr Mayr,“ bei Kollegen und Geschäftspartnern eine freundliche Atmosphäre.
3. Der knackige Inhalt
Schreiben Sie so wenig wie möglich und so viel wie nötig.
- Formulieren Sie immer ganze Sätze. Auch bei kurzen Mitteilungen.
- Komplexe Anliegen fassen Sie in einer knappen Einleitung zusammen.
- Gliedern Sie einzelnen Aspekte in Absätze, eventuell mit Überschriften.
- Verwenden Sie nach Möglichkeit Aufzählungslisten.
- Schreiben Sie wesentliche Angaben Fett.
- Weisen Sie auf Dateien im Anhang hin.
- Verzichten Sie auf Füllwörter und Floskeln.
4. Die korrekte Sprache
Rechtschreibung und Grammatik sind nicht optional. Immerhin gehören sie zum guten Ton. Zudem vermittelt eine korrekte Sprache Respekt und Wertschätzung.
- Lesen Sie E-Mails vor dem Versenden korrektur.
- Schreiben Sie einfach. Vermeiden Sie Fremdwörter.
- Erklären Sie Fachausdrücke, die sich nicht vermeiden lassen.
- Formulieren Sie Anliegen eindeutig und klar.
- Verzichten Sie auf die Möglichkeitsform.
5. Der krönende Abschluß
- Verweisen Sie noch einmal kurz auf Ihr Anliegen
- Formulieren Sie deutlich,
- was Sie sich vom Empfänger
- bis wann und
- in welcher Form erwarten.
- Beenden Sie Ihre Nachricht mit einer passenden Grußformel.
- Platzieren Sie Ihre Signatur inklusive Kontaktdaten und Logo.
Gängige Grußformeln zum Schluß sind heute „Viele Grüße,“, „Liebe Grüße,“ oder „Herzliche Grüße,“. Ebenfalls beliebt sind individuelle Abwandlungen wie „Herzliche Grüße aus Ihrer Druckerei,“ oder „Liebe Grüße aus Linz“.
Dementsprechend findet sich das altbekannte „Mit freundlichen Grüßen,“ nur noch selten.
Zusätzliche Impulse setzen
Geschäftliche E-Mails dienen dem Austausch von Anliegen und Sachverhalten. Dennoch können Sie dezent auf Angebote, Services und Neuheiten hinweisen.
Hier einige Beispiele zur Inspiration:
- Bewerben Sie ein spezielles Angebot dezent im Post Scriptum:
„PS: Bis 25.04. gewähren wir Ihnen 30% auf alle lagernden Gartenmöbel.“. - Feiern Sie ein 10-jähriges Jubiläum? Ersetzen Sie das Logo in der Signatur durch eine entsprechende Jubiläums-Variante.
- Verlinken Sie Ihren Blog oder die Anmeldeseite für Ihren Newsletter in der Signatur.
- Platzieren und verlinken Sie Ihre Social Media Profile in der Signatur
Fazit: Vorteile einer professionellen E-Mail
Professionelle E-Mails zu verfassen ist keine Raketenwissenschaft.
Anfangs ist mit einem gewissen Mehraufwand zu rechnen. Der rechnet sich aber schnell:
- Strukturierte Inhalte lassen den Empfänger die Sachlage besser verstehen,
- was Missverständnisse vorbeugt,
- Rückfragen vermindert und
- Abläufe beschleunigt.
- Eine wertschätzende und respektvolle Formulierung schafft Sympathie,
- wirkt sich positiv auf das Image aus und
- verbessert so allgemein den Kundendialog.
- Ein professioneller Schriftverkehr wirkt seriös,
- unterstreicht Ihre Kompetenz und
- schafft Vertrauen in Ihre Expertise.
- Durch dezente Impulse schaffen Sie zusätzlich einen Mehrwert.
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