E-Mails sind schnell, praktisch und kostenlos. Das ist einerseits ein Segen, andererseits ein Fluch: Die Postfächer quillen über. Im gefühlten Minutentakt trudeln sie ein: E-Mails, Newsletter und Spam.
Inbox Zero ist eine erprobte Methode, die Ihnen wieder die Kontrolle über Ihre Inbox gibt.
Inhaltsverzeichnis
Erfahren Sie, wie Sie mit ein paar einfachen Regeln Ordnung in Ihren Posteingang bekommen.
Wie Inbox Zero funktioniert
Tatsächlich ist bei Inbox Zero ein leerer Posteingang nicht das Wichtigste.
Allerdings werden Sie sich, sofern Sie nach dem Inbox Zero Prinzip arbeiten, vermutlich bald darüber freuen können.
Bei Inbox Zero geht es darum,
- Ihnen wieder Kontrolle über Ihren Posteingang zu geben.
- Ihnen Zeit und Mühen zu sparen.
- Stress zu reduzieren.
- Ihnen ein strukturierteres, konzentriertes Arbeiten zu ermöglichen.
Dabei gibt es nur zwei Schritte, die Sie berücksichtigen müssen:
- E-Mails kategorisieren
- Posteingang zügeln
1. E-Mails kategorisieren
Den ersten Schritt Richtung Inbox Zero machen Sie, indem Sie die E-Mails in Ihrem Posteingang kategorisieren:
Erledigen /Ausführen
E-Mails, die Sie in weniger als zwei Minuten bearbeiten können, bearbeiten Sie sofort. Das sind zB: Eine kurze Ausfkunft, eine verlangte Datei oder eine einfache Bestätigung.
Nachdem Sie die E-Mail bearbeitet haben, verschieben Sie diese in einen Ordner, den Sie zB „Done“ oder „Erledigt“ nennen.
Verschieben / Zurückstellen
Benötigen Sie zur Bearbeitung einer E-Mail länger als zwei Minuten, verschieben Sie diese in einen Ordner, den Sie zB „ToDo“ oder „zu erledigen“ nennen.
Delegieren
Nur weil Sie eine gewisse Aufgabe erledigen können, heißt das nicht, dass Sie diese Aufgabe auch erledigen sollen. Delegieren Sie E-Mails, die besser jemand anderer beantwortet.
Die E-Mail können Sie anschließend in einen entsprechenden Ordner verschieben. Tipp: Benennen Sie den Ordner mit der E-Mail Adresse des Empfängers. So wissen Sie genau, welche E-Mail Sie an wen delegiert haben.
Löschen
E-Mails, die Sie nicht zu Dokumentationszwecken aufbewahren wollen, löschen Sie am besten sofort, nachdem Sie sie bearbeitet haben.
Für alle anderen E-Mails erstellen Sie einen Ordner, den Sie zB „Archiv“ nennen.
2. Posteingang zügeln
Quelle: giphy.com
„Immer am Ball bleiben“ lautet heute die Devise. Das heißt jedoch nicht, dass Sie alle 5 Minuten Ihre E-Mail checken müssen.
Neben der Arbeit permanent über eintreffende E-Mails verständigt zu werden hat nichts damit zu tun, „am Ball zu bleiben“. Ganz im Gegenteil: Es verleitet dazu, ständig von Ball zu Ball zu hüpfen, womit Sie im Endeffekt nirgendwo wirklich dranbleiben.
Auch wenn es in diesem Artikel nicht um Multitasking geht, soll dieses wunderbare Zitat von Erwin Koch den Sachverhalt kurz auf den Punkt bringen:
Multitasking heißt, viele Dinge auf einmal zu vermasseln.
Inbox Zero: Tipps, wie Sie Ihren Posteingang zügeln:
Benachrichtigungen deaktivieren
Im Idealfall deaktivieren Sie gleich alle Benachrichtigungen, nicht nur die Ihrer E-Mails. Benachrichtigungen reißen uns aus unserem Arbeitsflow und lenken uns permanent ab. Das gezielte Abrufen von E-Mails spart laut einer Studie der University of British Columbia Zeit und reduziert Stress.
Zeitblockierung
Zugegeben, der englische Begriff macht mehr her: Time Blocking ist eine Zeitmanagementmethode, in der Sie für eine gewisse Tätigkeit – in diesem Fall E-Mails bearbeiten – fixe Zeitblöcke einplanen. ZB planen Sie morgens, mittags und vor Dienstschluss jeweils 30 Minuten ein, in denen Sie Ihre E-Mails bearbeiten. Dazwischen haben Sie in Ruhe Zeit für Ihre Aufgaben, ohne durch Benachrichtigungen gestört zu werden.
Tagesprioritäten klären
Definieren Sie zu Arbeitsbeginn, welche Aufgaben heute Priorität haben und halten Sie sich daran. So lassen Sie sich nicht mehr von E-Mails, die mitten am Tag im Posteingang erscheinen, ihre Prioritäten durcheinander bringen.
E-Mail Geschäftszeien einrichten
Ein Geschäft hat Öffnungszeiten. Sie haben Arbeitszeiten. Aber E-Mails flattern rund um die Uhr herein und wollen in der Regel auch sofort beantwortet werden. Teilen Sie Ihren Kollegen und Geschäftspartnern mit, in welchem Zeitfenster Sie auf E-Mails reagieren bzw. zu welchen Zeiten Sie Ihre E-Mails checken.
Und für ganz wichtige Angelegenheiten gibt es immer noch das Telefon.
Abschließende Tipps
- E-Mails, die Sie in weniger als zwei Minuten bearbeiten, erledigen Sie am Besten sofort.
- Unwichtige E-Mails immer sofort löschen.
- E-Mails, die nach der Bearbeitung noch aufgehoben werden müssen, legen Sie am Besten in einem entsprechenden Ordner ab (zB Archiv, Kunde, Projekt, Lieferant, …)
- Wenn Sie viele E-Mails aufarbeiten müssen, hilft es, diese nach Absender zu sortieren. So können Sie großräumig Newsletter und andere unwichtige E-Mails herausfischen. Gleichzeitig sehen Sie, ob ein gewisser Absender Sie öfters kontaktiert hat.
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